一个完整的展会有四个必不可少的要素分别是：参展商、观众、服务商、组织者。

　　参展商：参展商常称作参展客户，是展览会的基础，在有了市场的需求和参展商的存在之后，才产生了展览会和其它三个要素;展会中参展商数量的多少和质量的高低直接关系这展会的展出效果。

　　观众：展览会中，观众、专业观众、客商、买家、贸易商、参观商是这部分人的主要称呼。整个展会都是围绕观众进行，为观众而服务的。展会的主要目的是满足观众的需要，如果展会没有观众，那么组织者把参展商组织在一起也就没有任何意义了。评价一个展会展出效果的好坏和成功与否的评价标准也落在了观众的手中。

　　组织者：也长叫做主办单位、筹办单位、协办单位等。组织者经营多种方式的展览业务并通过组织展会来获得盈利。调查显示，在我国主要存在专营、兼营和代理三种形式的展会组织者。在发展成熟的展览行业中，展览组织者主要是指专营展览业务的机构和部门，即展览公司或行业协会。

　　服务商：组织者在筹办组织展览会时，为参展商和观众提供服务的时会遇到诸如展台设计搭建等服务工作，因能力有限而无法为参展商和观众提供完善的服务。于是就以商业合作的形式寻求专业的展览公司来提供服务，协同完成展览会的组织服务工作。

　　总的来说，展会的这四个要素有机的结合组成整个展会系统，每个因素在展会中都充当和完成不同的角色和功能。除观众以外的三个要素的最终服务对象是观众;参展商是维持展览会运营的基础动力;组织者是其中连接观众和参展商的纽带;组织者联合服务商为参展商和观众提供综合服务。